COMO USAR MELHOR O TEMPO - COMO ORGANIZAR UMA AGENDA (Parte IV)

Sabemos como a nossa vida hoje em dia corre a mil por hora…. Muitos se estressam devido à enormidade de compromissos (família, trabalho, estudo, concurso, lazer e etc) e a escassez de tempo disponível. Na tentativa de abraçar o mundo com as pernas muitas vezes desperdiçamos o nosso "precioso" tempo com coisas sem importância e isso impacta diretamente na nossa qualidade de vida. Pensando nisso a Você S.A. compilou 32 dicas importantes para que possamos melhor aproveitar o nosso tempo, naturalmente algumas delas não se aplicam à todos, mas a maioria com certeza será de grande utilidade para nós.

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25. Saiba dizer "não" ou "mais tarde

"Uma interrupção pode ser aceita ou não. Segundo pesquisa da Tríade do Tempo, 82% das pessoas dizem perder tempo com atividades inúteis por não ter dito "não". Por isso, aprenda a fazê-lo quando necessário. Avalie se a demanda é imediata, marque a conversa para mais tarde ou delegue. Seja disponível, mas crie suas proteções. "Quando precisar se concentrar, avise à secretária, desligue o telefone, e-mails, MSN e a internet", recomenda Christian Barbosa.

26. Conte sempre com o imprevisível

Elabore sempre uma agenda realista, o que significa definir compromissos, mas também deixar espaços para mudanças de última hora. Alguns horários em aberto vão ajudar você a dar conta do recado. Já uma agenda rígida, com compromissos consecutivos, dificilmente será cumprida e causará frustração. Lembre-se que a pressa e vontade de resolver tudo levam você a subestimar a duração das tarefas.

27. Valorize seu tempo e tenha prioridades

O que você quer fazer com o seu tempo? Essa pergunta é o ponto de partida para quem deseja se planejar melhor. É preciso ter clareza dos objetivos antes de começar a redistribuir as horas entre projetos profissionais e pessoais. Você vai se dedicar totalmente ao trabalho ou investir nos estudos? Fazer exercícios físicos ou ficar mais tempo com a família? Defina suas prioridades e, em seguida, avalie se você está usando seu tempo para persegui-las. A consultora Melissa Raffoni
define esse processo como alavancagem de tempo. "Quem pondera de maneira crítica como gastá-lo está alavancando seu tempo."

28. Assuma seu papel de protagonista

Para que as prioridades fiquem bem claras, enumere os papéis que você desempenha na vida: pai, filho, marido, executivo, cidadão. Não adianta fazer um planejamento para vida pessoal e outra para a vida profissional, afinal, você é um só. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas. Lembre-se que é inevitável priorizar alguns papéis em detrimento de outros. "Quem muito abraça, pouco aperta", diz Paulo, da FranklinCovey.

29. Esqueça as urgências, faça o importante

Uma pesquisa da consultoria Tríade do Tempo mostra que o brasileiro dedica 40% do seu tempo a questões urgentes e apenas 30% às importantes. Reflita sobre o dilema: concluir o relatório que o chefe pediu para "ontem" ou ir à reunião no colégio dos filhos? "Se tiver clareza do que é realmente importante, fica mais fácil dizer não ao que parece urgente", afirma o escritor e consultor americano Stephen R. Covey.

30. Seja estratégico

Se você sente que está perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso acaba com o resto de horas livres que você teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor. É, a responsabilidade de resolver isso é sua. Não culpe o trabalho ficando numa postura passiva.

31. Tenha tempo para cuidar da saúde

Planejamento e disciplina também fazem bem à saúde. Não importa se você é sedentário, está um pouco acima do peso ou fuma de vez em quando. Se começar a correr cinco dias por semana, por cerca de uma hora e meia, em seis meses estará pronto para disputar a São Silvestre. "Correr 30 minutos, três vezes por semana, já pode reduzir em 60% o risco de infarto", afirma o médico do esporte Paulo Zogayb.

32. Organize-se para ler e aprender

Use o senso crítico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informações interessantes, mas não importantes para seu trabalho e desenvolvimento. Tente reservar um período do dia para leituras, de preferência um horário em que esteja bem acordado, com um nível de compreensão alto. Também vale aproveitar intervalos entre reuniões ou espera no consultório médico. Se você dedicar a um livro 30 minutos por dia, e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fim do mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas.

Você S.A.